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遠隔地の管理会社とコミュニケーションを取るポイント

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遠隔地の管理会社とコミュニケーションを取るポイント

遠く離れた遠隔地の管理会社とうまくコミュニケーションを取るコツはあるのでしょうか?

自分の自宅から遠方に物件を所有していると、頻繁に物件を見に行くことは難しくなります。

それだけ、管理を委託している管理会社に頼らなければならない場面が増えると考えられます。

管理会社とのコミュニケーションが取れていないと、一刻を争う時にお互いに歯がゆい思いをしますし、入居者に迷惑がかかる場合もあり、最悪の事態では入居者離れを引き起こしてしまいます。

管理会社とのコミュニケーションを取るには、管理会社から見て良いオーナーになればよいというのがひとつの答えです。

この記事では、遠隔地の管理会社とコミュニケーションを取るポイントをご紹介します。

管理会社と積極的にコミュニケーションを図る

遠方に物件を所有していると、必然的に管理会社に頼る割合が高くなりますが、その管理会社とも物理的な距離が離れていることが多いと思うので、意識して円滑なコミュニケーションを心掛ける必要があります。

管理を依頼した後にまずやるべきことは、保有物件のオーナーであることを管理会社の全社員に認識してもらうことです。

管理会社に行った際は、その管理会社の社員全員と名刺交換を行って、自分のことを覚えてもらうことが大切です。

そして、その際は会社員の名刺とは別に、不動産用の個人名刺を顔写真入りで作っておくと、覚えてもらいやすくなるのでおすすめです。

また、お菓子など皆さんで食べられるようなお土産を持参して、最近の募集状況や地域の募集トレンドなどを積極的に聞くようにすると会話が深まるでしょう。

管理会社と円滑な関係を築きたいのであれば、管理会社から見て良いオーナーになることが重要です。

これは、管理会社の言うことを何でも聞くオーナーになるという意味ではなく、管理会社の意見や主張を聞き入れる姿勢をしっかりと持つことが必要だということです。

 

管理会社に裁量を持たせることを事前に決めておく

収益物件を保有していると、様々なトラブルが起こります。

水道が壊れて水浸しになったり、エレバーターが動かなくなったりなど、すぐに対応が必要な事故も時には起こります。

このような事態になると、管理会社からオーナーに連絡が行くことになりますが、オーナーが携帯電話にすぐに出られないと、管理会社の担当者は大変困ってしまいます。

入居者は不便を訴えているので、すぐに修理に取り掛かる必要がありますが、オーナーの承諾を得ないと対応できないような取り決めになっていると、管理会社の判断で修理を始めることができないからです。

同様のことは、入居希望者の案内の際にも起こります。

入居希望者が、あと2000円家賃を下げてくれれば決めますと言ってきたときに、オーナーにすぐに連絡が取れないと、契約クロージングのタイミングを逃してしまうことになります。

このような事態を避けるには、

  • 3万円以内など一定金額までの緊急対応は管理会社の判断で行ってよい
  • 入居希望者からの家賃の値下げ交渉は3000円まで営業マンの裁量で応じてよい

など、あらかじめ決めておくと管理会社も対応しやすくなります。

賃貸借契約書の押印作業なども、管理会社が代理人として契約できる取り決めをしておけば、契約が決まるごとに契約書を郵送でやりとりする必要がなくなります。

契約書の内容だけきちんとメールで送ってもらい、その条件で問題がなければそのまま管理会社で手続きを進めてもらうようにしておけば、お互いに手間が省けますし、管理会社も賃貸付けがしやすくなります。

 

飲み会や接待が必ずしも関係を深めるとは限らない

管理会社の管理部門担当者や募集担当の営業マンと飲み会を開くことが親密な関係を作る上で効果的だと言う人も確かにいます。

それはそれで、うまくやっているなら構わないのですが、管理会社に十分な裁量権を与えて、頻繁にメールや電話でコミュニケーションをとるように心がけていれば、信頼関係を作ることは可能ですし、管理面においても大きな問題が発生することはありません。

まとめ

遠隔地に限ったことではありませんが、遠隔地ならなおさら管理会社とのコミュニケーションが取れていることが大切になります。

物理的に遠いのですぐに駆けつけることはできませんので、管理会社に頼らざるを得ないケースが多々出てきます。

  • 現地に行った際に管理会社にも挨拶に行き覚えてもらう
  • 管理会社に裁量を持たせる範囲をあらかじめ決めておく

ことで、お互いに円滑に仕事を進めていくことができるようになります。

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